Các bước đúng đắn để giúp quản lý nhóm một cách hiệu quả và chất lượng

Một nhóm khi hoạt động không thể tránh khỏi lúc này lúc khác, sẽ có những lúc nội bộ trong nhóm bất ổn. Và công việc của người trưởng nhóm lúc này không chỉ điều chỉnh công việc mà bạn còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm thành viên. Hãy quan sát và phát hiện những mâu thuẫn đó để kịp thời hóa giải tránh để chúng ảnh hưởng tới công việc chung.

là một kỹ năng cần thiết đối với mỗi người khi làm bất cứ công việc gì. Đây đang là xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả trong các doanh nghiệp hiện nay, nhưng muốn nhóm làm việc hiệu quả thì vai trò của trưởng nhóm là vô cùng quan trọng. Nó có tính chất sống còn đối với hoạt động của nhóm đó, điều này đòi hỏi người trưởng nhóm phải giành nhiều thời gian, sự kiên trì và nỗ lực để xây dựng cách sao cho hiệu quả nhất.

Là một người được phân công làm nhóm trưởng tôi cũng khá đau đầu về điều này, sau một thời gian tìm hiểu, dưới đây là một cách hiệu quả mà tôi đã sưu tầm và đã thử nghiệm thành công trên nhóm của mình.

Tập hợp những cá nhân xuất sắc
Khả năng làm việc của những nhân viên giỏi có thể mang lại những thành công ngoài mong đợi. Bạn biết đấy, một người giỏi bằng 3 người trung bình vậy nên đừng ngần ngại đầu tư cho nhóm của mình vài người có “sạn trong đầu”.

Để chọn ra những người đó bạn cần giành nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu tính cách, động cơ làm việc của những người bạn để ý tới cũng như năng lực chuyên môn của họ thể hiện ở khả năng giải quyết vấn đề, tầm nhìn và cách phân tích các chi tiết.

Members of a community welcoming a new member.

Phân công nhiệm vụ phù hợp với từng người
Đây là vấn đề quan trọng mà nhiều nhà quản trị chưa nhận thức rõ về vấn đề này. Phân công nhiệm vụ phù hợp với từng người, phù hợp với khả năng của từng thành viên để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành nhanh nhất và hiệu quả nhất. Bởi lẽ khi đặt một người vào đúng vị trí mà họ có sở trường thì bạn cũng đã giải được bài toán tạo hứng khởi động lực làm việc cho các thành viên.

Ngoài ra bạn cũng có thể giúp các thành viên tự khám phá ra động lực và khả năng làm việc bằng cách phỏng vấn, giao việc, thử trình độ…

Đảm bảo sự cân bằng

Một công việc lớn muốn hoàn thành thì bạn cần phải thực hiện rất nhiều công việc nhỏ. Vì vậy hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn phải đầy đủ người trong từng lĩnh vực khác nhau để khi rắc rối ở công việc nào sẽ có người giải quyết ngay, tránh trường hợp ách tắc.

Sự cân bằng trong nhóm cũng giúp tính cách các thành viên trong nhóm được đảm bảo sự cân bằng. Giúp tinh thần trách nhiệm tập thể được đề cao hơn và cố gắng hoàn thành công việc của mình thay vì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

Kiểm soát công việc và kịp thời điều chỉnh
Một nhóm khi hoạt động không thể tránh khỏi lúc này lúc khác, sẽ có những lúc nội bộ trong nhóm bất ổn. Và công việc của người trưởng nhóm lúc này không chỉ điều chỉnh công việc mà bạn còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm thành viên. Hãy quan sát và phát hiện những mâu thuẫn đó để kịp thời hóa giải tránh để chúng ảnh hưởng tới công việc chung.

Bên cạnh đó mỗi thành viên trong nhóm cần biết tự ý thức, tránh xung đột không đáng có, cần phải thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình tại các buổi thảo luận hay họp nhóm.

Tạo thiện cảm cho các thành viên

Khi bạn là nhóm trưởng và điều hành hoạt động của nhóm thì đừng nghĩ mình đã là ông chủ để đi “vạch lá tìm sâu” hay tùy tiện khiển trách thành viên trong nhóm. Mà thay vào đó bạn nên tìm những điểm tốt của các thành viên, kịp biểu dương khích lệ các thành tích dù là nhỏ và đánh giá cao sự đóng góp của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân thiết trong nhóm.

Chấp nhận sai sót của các thành viên, nhắc nhở khéo léo và coi nó như một bài học.

Công tư phân minh
Bạn phải nhớ rằng công việc khác với tình cảm cá nhân, không được lạm dụng mối quan hệ riêng tư vào trong công việc mà hãy tạo cơ hội cho tất cả các thành viên phát huy tối đa khả năng của mình. Khi mỗi cá nhân hoàn thiện sẽ đóng góp rất nhiều cho cả một tập thể.

Đặt lợi ích chung lên hàng đầu, động viên thành viên trong nhóm khi họ gặp thất bại và có cơ hội sửa sai là điều nên làm.

Thường xuyên nhắc nhở và kiểm tra công việc
Việc truyền đạt thông tin rõ ràng cho các thành viên là điều rất quan trọng, không những thế bạn cần phải thường xuyên cập nhật thông tin để thông báo lại với thành viên trong nhóm của mình. Bởi lẽ một dự án khi triển khai thường gặp rất nhiều thay đổi so với kế hoạch, việc cập nhật thường xuyên thông tin sẽ giúp nhóm tránh những rủi ro không đáng có.

Ngoài thông tin đến các thành viên bạn cũng cần phải cập nhật những thông tin phản hồi để kịp thời giải quyết vướng mắc của mọi người. Có như vậy hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.

Cùng Danh Mục:

Nội Dung Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>